Perché è importante controllare le presenze in azienda

Il successo di una azienda e la produttività all’interno di essa sono due variabili fondamentali il cui conseguimento dipende in larga parte dal modo di operare del capitale umano. Per questo motivo diventa essenziale che tutti i dipendenti siano nella disponibilità del management che così potrà assegnare le mansioni ai vari team o dipartimenti, monitorare le loro performance e porre in essere eventuali correttivi.

Al riguardo è quindi essenziale che il responsabile delle risorse umane possa controllare in modo istantaneo e agevole le presenze dei lavoratori, vale a dire l’entrata e l’uscita dall’azienda o l’inizio e la fine della giornata lavorativa, specie negli ultimi anni con lo smart working che per lungo tempo ha ridotto al minimo la presenza “fisica” sul posto di lavoro.

L’importanza di registrare le presenze

Sia per l’azienda che per i lavoratori impegnati, la registrazione presenze contribuisce in modo positivo al raggiungimento degli obiettivi e il benessere dei dipendenti. Dal lato aziendale, come dicevamo, avere la piena conoscenza di questo elemento, oltre ad essere obbligatoria per legge dal 2019 per evitare pratiche abusive relative al precariato, permette una migliore gestione del capitale umano, organizzando efficacemente i turni e attribuendo con precisione le attività da eseguire per l’operatività dell’impresa, dando priorità a quelle più importanti. Con un corretto controllo delle ore lavorate potrà infine essere elaborata con accuratezza massima la busta paga.

Un fattore che interessa anche i lavoratori che avranno quindi una verifica totale sul proprio impegno quotidiano e mensile, comprensivo di eventuali straordinari o ferie, e una visione trasparente e condivisa sul compenso da ricevere sotto forma di stipendio.

Gli altri benefici collegati al controllo delle presenze sono riconducibili a una migliore autodisciplina del dipendente, che gestirà con maggiore efficacia le ore di lavoro, ottimizzando il tempo a disposizione, e una migliore gestione del lavoratore stesso al quale verrà affidato un orario congruo ed equo, così da evitare alti livelli di stress e consentirgli un corretto work life balance. A questo si aggiunge una migliore consapevolezza del capitale umano che, in base al tempo assegnatogli, potrà portare a termine le mansioni più importanti, generando una sua personale “scaletta” per raggiungere gli obiettivi giornalieri.

Il tutto si traduce quindi in un sensibile risparmio di tempo per il manager HR che potrà contare sulla garanzia di avere un quadro affidabile e completo dell’organizzazione, senza dover controllare continuamente la presenza o meno di un dato lavoratore e le sue relative prestazioni, con risvolti positivi per tutta l’azienda.

Tra le azioni da evitare c’è certamente quella collegata alla mancata esplicitazione delle pause, così come il non tenere un registro documentale, che può essere visionato in modo trasparente anche dal lavoratore, o esternalizzare il tutto a società terze, con un esborso monetario che può essere scongiurato.

Come registrare le presenze efficacemente

Per registrare le presenze in azienda esistono diverse modalità che variano anche in base alla tipologia di impegno che ha assunto il lavoratore. Nel caso in cui sia richiesta la presenza fisica in azienda, oltre al classico badge da utilizzare per entrare e uscire con gli appositi dispositivi posti all’ingresso della società, è possibile predisporre un foglio di calcolo Excel da compilare quotidianamente con entrambi gli orari (entrata e uscita), favorendo la comunicazione interna sull’importanza di questa azione routinaria e l’uso di chat di gruppo o messaggistica istantanea per ricordarla.

In alternativa è possibile implementare anche un sistema di gestione dei turni o l’introduzione di app dedicate a questo scopo.

La situazione può complicarsi nelle circostanze in cui è previsto anche lo smart working, non essendo effettivamente presente il lavoratore, causando quindi una maggiore difficoltà nel verificare la sua “presenza” a lavoro. Un errore tipico è quello di considerare questa tipologia estranea dal controllo presenze, generando un potenziale minor impegno da parte del dipendente e allo stesso modo un eccessivamente prolungato orario di lavoro dello stesso. Per questo, anche in tali casi, è fondamentale tenere sempre aggiornata la sua registrazione.

La soluzione più indicata per una corretta gestione delle presenze è quella di implementare un software dedicato alle risorse umane che, oltre a una serie infinita di operazioni, consente anche la corretta e precisa rilevazione degli ingressi e delle uscite dal lavoro, fisiche o digitali, in modo rapido, trasparente e condiviso da tutti.