Nelle aziende, sia grandi che piccole, capita non di rado che i dipendenti si trovino a utilizzare la propria auto di proprietà in occasione di una trasferta così come per il tragitto casa-lavoro, con distanze anche importanti.

È in casi di questo tipo che interviene il cosiddetto rimborso chilometrico, una soluzione utilizzata per la gestione delle spese e dei rimborsi aziendali per compensare le spese di trasporto sostenute dai collaboratori. Si tratta di un’indennità liquidata nella busta paga del lavoratore e tassata in modo diverso rispetto alla normale retribuzione; si possono trovare le regole in merito nell’approfondimento dedicato alrimborso chilometrico dipendenti.

Oggi invece vi raccontiamo qualcosa di più su come funziona il rimborso chilometrico e su quando il dipendente ne ha diritto.

Cosa si intende per rimborso chilometrico?

Con il termine rimborso chilometrico si definisce un’indennità che il datore di lavoro accorda a quei dipendenti che utilizzano la propria auto a beneficio dell’azienda, ovvero per gli spostamenti connessi alle trasferte di lavoro.

Si tratta di una misura che viene stabilita in maniera non arbitraria ma secondo parametri specifici, tanto da venire considerata di volta in volta all’interno della busta paga mensile: un documento obbligatorio a livello normativo.

Quali collaboratori ne hanno diritto

Non per tutti i collaboratori il rimborso chilometrico risulta una misura applicabile.

Ad averne diritto sono unicamente i dipendenti che si trovano a spostarsi per ragioni di lavoro: l’auto può essere di proprietà oppure noleggiata, volendo anche con le formule a lungo termine.

La trasferta considerata è quella che porta a un luogo diverso da quello abituale dell’azienda. Per questi motivi, stabilire la sede abituale appare essenziale, in particolare per quei collaboratori che, proprio per le caratteristiche delle loro mansioni, si trovano a spostarsi frequentemente, passando poco dall’ufficio principale.

La definizione di tale parametro renderà il calcolo del rimborso chilometrico alquanto agile, compresi gli aspetti inerenti la tassazione.

Gli obblighi per il datore di lavoro

Prima di conoscere in che modo procedere per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico c’è un aspetto che non va mai dimenticato: il datore di lavoro non risulta in obbligo di concedere un’autorizzazione preventiva per quanto riguarda la trasferta.

Diverso il discorso rispetto alla documentazione, la quale va custodita e redatta con precisione.

Il motivo è semplice: solo le spese documentate in maniera puntuale e dettagliata consentono di offrire l’opportuno rimborso chilometrico, definendo tanto per l’azienda che per il lavoratore (e lo Stato) quelle effettivamente sostenute.

Il calcolo del rimborso chilometrico

Nel calcolo del rimborso chilometrico è essenziale considerare due tipi di spese:

• Tra queste troviamo il carburante, i chilometri percorsi, ad esempio.
• Ovvero legate ad aspetti che non influiscono direttamente sul trasporto e aventi un costo preciso. Ne sono un esempio i pedaggi autostradali e il parcheggio.

Sia le spese dirette che quelle indirette possono essere proporzionali o non proporzionali: fisse oppure una tantum.

Non secondario un altro aspetto dal punto di vista del calcolo, ovvero la tassazione, normativizzata da un provvedimento legislativo ad hoc: la Circolare n.326/E del 1997 del Ministero delle Finanze.

Il rimborso chilometrico risulta tassabile come qualsiasi elemento del reddito per le trasferte comunali; per quelle extracomunali attualmente non è prevista invece alcuna forma di tassazione. Vi è un’unica discriminante: il fatto che siano state utilizzate come parametro di riferimento le tabelle redatte dall’ACI.

Come predisporre il rimborso chilometrico

È possibile effettuare il calcolo del rimborso chilometrico secondo diverse modalità: a mano, tramite software quali word oppure excel, attraverso programmi gestionali ad hoc.

Le prime due soluzioni risultano ormai superate e decisamente da evitare. Come mai? Il rischio di trovarsi nell’errore è dietro l’angolo, con una perdita di tempo e denaro non irrilevante, soprattutto a fronte di controlli fiscali che portano a una sanzione.

Diverso il discorso per quanto riguarda i software gestionali ad hoc, sempre più preferiti dalle aziende per quanto riguarda i diversi aspetti della contabilità, compresa la redazione di documenti come il libro giornale, la prima nota e naturalmente il rimborso chilometrico dei dipendenti.

Un’opzione che a fronte di un investimento iniziale minimo permette di dare maggiore stabilità a livello amministrativo e che vede una gestione in cui ogni aspetto, ogni calcolo potremmo dire, risulta impeccabile sotto tutti i punti di vista, essendo preciso e condiviso.

Qualcosa che ha valore non solo nel breve, ma ancora di più nel lungo periodo, in virtù di una realtà economica che si auspica in crescita costante. In cui ogni lavoratore si trova con tutti i dati in ordine, inclusi quelli del rimborso chilometrico: più delicati di quanto apparentemente possa sembrare.